الوصف الوظيفي لوظيفة مراقب المستندات
ما هي وظيفة مراقب المستندات؟
مراقب المستندات هو الشخص المسؤول عن إدارة المستندات الخاصة بمشروع محدد أو بمنظمة بأكملها والإشراف عليها، بما في ذلك تحرير المستندات وتوقيعها، وضمان أن جميع البيانات دقيقة، ويتم حفظها بشكل صحيح.
في بعض الأحيان، يتم تأسيس قسم كامل خاص بإدارة المستندات بالشركة، وفي أحيانٍ أخرى، يتم تكليف شخص واحد فقط بالأمر ليكون المسؤول الأساسي عن إدارة هذا الجانب بالمؤسسة، وهي وظيفة تطلبها العديد من الشركات عمومًا في الوقت الحالي؛ لزيادة الحاجة لحماية المعلومات السرية إلكترونيًا.
المهام الوظيفية لوظيفة مراقب المستندات:
- تسهيل تقديم جميع المستندات إلى الإدارات المعنيّة بالشركة.
- استخدام أجهزة الحاسب لتنظيم وتوزيع المستندات داخل الشركة.
- المساعدة في مراحل التخطيط لمشروع معين.
- إعداد التقارير المرحلية لكبار المديرين.
- تقييم جميع المستندات والتحقق من صحتها بدقة.
- تقديم جميع المستندات في الوقت المحدد ووفقاً لمعايير الجودة.
- أرشفة المستندات وذلك يشمل مسحها ضوئيًا أو نسخها أو إيداعها يدويًا أو إلكترونيًا.
- تنظيم المستندات والتأكد من حفظها وحمايتها من السرقة أو التلف.
- الالتزام بالجدول الزمني للاحتفاظ بالسجلات ومعرفة الطرق والأوقات المناسبة للتخلص من المستندات القديمة.
- تلبية طلبات استرداد المستندات بسرعة وكفاءة.
- تحرير ومراجعة المستندات وهذا ينطبق بشكل خاص عند العمل في مجالات متخصصة، مثل المنشآت الطبية أو قسم القروض بالمؤسسات البنكية.
- تدريب الموظفين على الطريقة المناسبة لتحرير مستندات الشركة، ومساعدة العملاء في ملء البيانات وحفظها بشكل صحيح.
المهارات اللازمة لوظيفة مراقب المستندات:
- مهارات تنظيمية ومهارات اتصالات ممتازة.
- مهارات خدمة العملاء.
- احترافية في الكتابة.
- القدرة على إنجاز العديد من المهام في وقت واحد.
- العمل بشكل جيد في بيئة عمل سريعة الخُطى.
- الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
- اتقان برامج مثل: معالجات النصوص وبرامج جداول البيانات وأنظمة قواعد البيانات.
- القدرة على تنظيم البيانات وحفظها.
متطلبات العمل بوظيفة مراقب المستندات:
- درجة البكالوريوس في مجال ذي الصلة.
- مستوى جيد في اللغة الإنجليزية.
شارك الخبر
نبذة عن الكاتب
