كيف تضع خطة تدريب الموظفين المثالية لشركتك في 4 خطوات

تحدثنا في مقالات سابقة حول أهمية تدريب الموظفين، لماذا هو ضرورة مُلحة في نمو الشركات ولماذا تحتاجه الشركة بشكل عام، هذا الأمر كان تدليلاً على فكرة يجب أن تتبعها الشركات الناشئة وكذلك الشركات التي لها تواجد فعلي حاليًا، كما تحدثنا عن المفهوم الرئيسي لـ تدريب الموظفين. ولكن الآن حان وقت السؤال الأبرز… كيف تضع خطة تدريب الموظفين الصحيحة والمثالية لشركتك؟

طالع مقال: كيف يؤثر تدريب وتطوير الموظفين على نمو شركتك

في البداية، فـ تدريب الموظفين أو تحديدًا وضع خطة تدريب الموظفين هي مهمة مكلف بها إدارة الموارد البشرية Human Resource Management في الشركات والمؤسسات المختلفة، حيث من الممكن أن تكون خطة تدريب الموظفين هي خطة موجهة للموظفين الحاليين (القدامى) في الشركة، أو الموظفين الجدد (المعينين حديثًا) في الشركة.

ما قبل وضع خطة تدريب الموظفين
تدريب الموظفين شأنه شأن أشياء كثيرة اخرى تعتمد على التخطيط الجيد، وكذلك خطة التدريب نفسها، فـ المسؤولين في إدارة الموارد البشرية في الشركات والمؤسسات عليهم دور كبير في إنجاح تدريب الموظفين، حيث من المفترض أن تقوم الإدارة بعدة أشياء قبل البدء في وضع خطة تدريب الموظفين.

أول تلك الأشياء هي معرفة طلبات التدريب (احتياجات التدريب) وكذلك أنواع التدريب (تدريب سلوكي، أو تدريب فني أو غيرها من أنواع التدريب) التي تحتاجها الشركة قبل فترة كافية من نهاية السنة لوضع خطة التدريب في السنة الجديدة، على سبيل المثال قد يكون مناسب معرفة وفهم احتياجات التدريب في شهر أكتوبر من كل عام.

وبغض النظر عن طريقة تحديد احتياجات التدريب والتي قد نتطرق للحديث عنها في مقال منفصل، سيكون من الضروري بعد ذلك رفع مطالب التدريب وفقًا لمدى جدواها ومدى توافقها مع ميزانية التدريب التي تضعها الشركات إلى الإدارة. والآن دعنا نقوم بالإجابة على سؤال المقال… كيف تضع خطة تدريب الموظفين المثالية لشركتك؟

طالع مقال: تدريب الموظفين - ما هو ولماذا تحتاجه الشركات؟

كيف تضع خطة تدريب الموظفين المثالية لشركتك
برنامج تدريب الموظفين الفعال يتضمن أربعة خطوات رئيسية، يجب عليك تطويرها أثناء وضع خطة تدريب الموظفين لشركتك، سنتحدث عنها بالتفصيل خلال الفقرات التالية...

أولاً: أحرص على تقديم تدريب تأهيلي للموظفين الجدد
تتمركز كيفية وضع خطة تدريب الموظفين المثالية لشركتك على عدة أشياء، أولها وأبرزها هو إعداد وتأهيل الموظف الجديد New Employee Orientation، حيث يعد ذلك عملية مستخدمة للترحيب بالموظف الجديد في المؤسسة، ويُفيد هذا في خدمة جزئين فعليًا عند وضع خطة تدريب الموظفين. أولهما هو فهم الموظف الجديد لسياسة الشركة، والثاني هو تحقيق التناغم بين العمل الصغير (دورهم الفعلي في المؤسسة أو الشركة) وأهداف الشركة العامة.

الأهداف التي سوف تحصل عليها الشركة عن طريق إعداد وتأهيل الموظف خلال وضع خطة تدريب الموظفين، تتمثل في نقطتين رئيسيتين كالتالي…

تقليل تكاليف البدء: الوضع ببساطة متمثلاً في أن تتم عملية الإعداد الصحيح للموظف من أجل إيصال الصورة المناسبة أكثر، حيث سيكون الموظف في تلك الحالة لديه فهم مسبق لسياسات الشركة المختلفة، بما في ذلك طريقة العمل واللوائح وما إلى ذلك. وهو ما سيقلل غربة المكان الجديد ويقلل الأخطاء المحتملة والتي قد تكون ساذجة إلا أنها مؤثرة.

تقليل معدل الدوران بين الموظفين: يُعرف معدل دوران الموظفين أو Employee Turn Over على أنه المعدل أو النسبة التي يغادر فيها الموظفين الشركة مقارنةً بالملتحقين بنفس الفترة الزمنية، وكلما ارتفع معدل دوران الموظفين كان هذا دليلاً على وجود خلل إداري معين. لكن كيف يساعد تدريب الموظفين على تقليل هذا المعدل؟

ببساطة، يقدم تدريب الموظفين رسالة هامة لهم بكون الشركة فعلاً مهتمه بأن تجعلهم جزءً منها، وذلك من خلال تقديم الأدوات اللازمة وكذلك فهو أحد الأشياء التي توفر وقت المشرفين وزملاء العمل مما يرفع الكفاءة في بيئة العمل بشكل عام.

ثانيًا: التدريب الداخلي
في الخطوة الثانية لكيفية وضع خطة تدريب الموظفين، يجب عليك وضع خطة التدريب الداخلي التي تتناسب مع أهداف الشركة، حيث تكون تلك الأهداف هي الأهداف التي ترغب الشركة في التركيز على تواجدها في موظفيها، حيث تنقسم تلك الأهداف التدريبية لعدة فئات، وعلى الأغلب تكون عملية التدريب الداخلي هي عملية مستمرة بعكس عملية التدريب الأولى التي يتلقاها الموظف لمرة واحدة فقط عند دخول الشركة.

وبشكل عام، يهدف التدريب الداخلي إلى تعديل وتحسين الأداء بالنظر إلى هدف ما تضعه الشركة مع بداية كل عام، ومن الممكن أن يكون هذا الهدف مرتبطًا بالتدريب على التواصل، التدريب على الإدارة، التدريب على خدمة العملاء، التدريب على مهام الوظيفة نفسها، التدريب على رفع الوعي تجاه قضايا ما، أو حتى التدريب على قبول الثقافات المختلفة في بيئة العمل والتدريب على أخلاقيات المهنة.

وأيً ما يكن نوع التدريب الداخلي الذي تحدده الشركة، فإنه من الضروري أن يصب في النهاية في خدمة هدف الشركة الأساسي التي تسعى للحصول عليه بنهاية السنة على سبيل المثال، فإذا كانت ترغب في رفع المبيعات فيجب أن توفر تدريبًا عامًا للموظفين على مهام الوظيفة وكذلك تعزيز مهارات التواصل بين الموظفين لخلق بيئة عمل تساعد على رفع الإنتاجية وبالتالي رفع القيمة النهائية للمبيعات. وهكذا الأمر عندما تتعلق الأهداف بأشياء اخرى.

ثالثًا: أحرص على أن ترى فرص التوجيه المتاحة
التوجيه MENTORING هو العملية التي يقوم فيها المرشد أو الموجه (والذي غالبًا ما يكون مستشارًا موثوقًا يملك الخبرات الكافية للدعم في تطوير الموظف بشكل مباشر)، بالمساعدة في توجيه شخص آخر من خلال برنامج تدريبي.

ورغم أن التوجيه أحد العمليات التي قد تحدث بصورة غير رسمية في عدد من المؤسسات، إلا أنه أحد الأشياء الفعالة التي تساهم في أن يشعر الموظف الجديد بالترحيب في بيئة العمل بالإضافة إلى شعوره بالدعم الكافي من خلال شخص خبير لتقديم المساعدة في أي تحدِ قادم.

ضياع التوجيه كـ جزء مهم عندما نتحدث عن "كيف تضع خطة تدريب الموظفين المثالية لشركتك" فهذا لا يعني أنه ليس لديه فعالية وقيمة أكثر، بل على العكس فهو أحد الطرق الممتازة لمساعدة بيئة العمل ومن المستحسن أن يتم تقديم دورات تدريبية للموجهين أنفسهم حيث يتم اختيارهم فيما بعد عن طريق التدريب والرغبة (رغبتهم الشخصية).

طالع مقال: أشهر 5 طرق لـ تدريب الموظفين

رابعًا: لا تتجاهل التدريب الخارجي
التدريب الخارجي External training هو التدريب الذي يتم خارج المؤسسة أو الشركة، وعلى الأغلب فهو التدريب الذي يتم للمهارات التي لا يمكن الحصول عليها داخل الشركة نفسها، إما لأنه تدريب متخصص جدًا، أو أنه تدريب لشهادة معينة تُقدم من جهة واحدة فقط.

التدريب الخارجي ليس له قدر كبير من التواجد مقارنةً بالتدريب الداخلي عندما يتعلق الأمر بوضع خطة تدريب الموظفين المثالية لشركتك، ولكنه مهم في ثُقل مهارات الموظفين. وقد يتم من خلال تحمل الشركة مصاريف التدريب بالكامل أو بتحملها جزءً منها.

ختامه
ما يُمكننا استنتاجه للرد على سؤال "كيف تضع خطة تدريب الموظفين المثالية لشركتك" من خلال الخطوات الأربعة السابقة، يتمثل في أولاً ضرورة تقديم برنامج تدريب تأهيلي للموظفين الجدد بشكل جادي ليكونوا على علم بكل شيء فيما يخص بيئة العمل والبرامج والأدوات التي يستخدمونها لتتجنب المشاكل المتوقعة وكذلك لتقليل فترة تأقلمهم مع بيئة العمل وبالتالي الحصول على نتائج أفضل وأسرع.

ثانيًا يجب أن تهتم بمعرفة الاحتياجات التدريبية الخاصة بالموظفين واختيار الموظفين الذي يجب أن يحصلوا على التدريب وفقًا لمهام الموظف وأهداف الشركة، ومع ذلك يجب أن يتم توفير تدريب توجيهي للبعض، واخيرًا يجب أن يتم وضع احتياجات التدريب الخارجي في الاعتبار.

تابع المزيد من المقالات على مدونة جوبذاتي

• نصائح مهنية